İndeksleme, bir yazının veya belgenin içeriğinin ayrıntılı açıklaması, esas olarak metni yeterince temsil eden anahtar sözcükler çıkarma süreci olarak anlaşılır. Ana kullanımı, arama ve yayma süresini azaltmak için dosyaların bir geri alma sistemi, organizasyon veya ambar içinde alınması veya aranmasıdır. 1985 yılında empoze edilen ISO 5963 standardı kapsamında yönetilmektedir. Özellikle, her belgeye yardımcı olan ve yalnızca içerik içinde büyük önem taşıyan kelimeleri değil, aynı zamanda özetlerini de içeren bir tür dizin hazırlanmıştır. bu arızaveya konunun analizi. Benzer şekilde, onu kullanan kuruma bağlı olarak değişebilen bir politika ile yönetilir, ancak bunlar her zaman onlar için özel kılavuzlarda tasvir edilir.
Belgelerin sınıflandırılması ve analizi dahil olmak üzere birçok süreçte olduğu gibi, belge içindeki konu baştan sona okunduğu gibi birkaç aşamadan oluşur; konuyla ilgili temel noktaları seçin; seçilen kavramları belirli kelimelerle parçalara ayırın veya kontrollü bir kelime dağarcığının altına yerleştirin; son olarak metinden en sonunda çıkarılan terimler arasında bağlantılar kurulur. Bu nedenle, ücretsiz indeksleme, bir belgenin anahtar terimlerini içeren bir özetin sunulduğu süreçtir, bunun farkı, onu kontrollü bir kelime dağarcığı altına yerleştirme aşamasında kullanılmaz, ancak kelimeler önerilir. faaliyeti gerçekleştiren kişi tarafından veya doğrudan belgeden alınır.
