Evrak işi, idare öncesinde herhangi bir yönetimi gerçekleştirmek için veya iki veya daha fazla şirket veya bireyin bir operasyonu yasallaştırması için gerekli olan bürokratik prosedürler bütünüdür.
Belgeler, özünde, bilgi yönetiminin bazı çok özel protokolleri izlediği bir zamanda belge yönetimine atıfta bulunan prosedürleri gösterir. Bu tür belgeler aynı zamanda sistemin nasıl çalıştığını da gösterir, yani burs başvurusunda bulunmak isteyen herkesin aynı belgeleri doldurması ve belirli adımları izlemesi gerekir.
Bu tür prosedürlerin, kişinin talepte bulunduğu andan bir yanıt alana kadar bir süreci vardır. Bir girişimci, bir iş kurmak için inisiyatif almaya karar verdiğinde, bir mağazanın açılmasıyla birlikte yasal uygunluğun getirdiği tüm prosedürlerin tamamlandığından da haberdar olmalıdır. Bir işletmenin belgelerini tamamlamak o kadar karmaşık olabilir ki, bazı girişimciler bu tür bir prosedür hakkında kendilerine tavsiyede bulunmak için bir yönetici tutmaya karar verirler.
Evrak işlerini tamamlamak, genellikle sıkıcı ve monoton bir süreçtir. Bir kişi yurtdışına bir gezi düzenlediğinde, belgeleri de güncel tutmak ve sağlık sigortası yaptırmak gibi bazı işlemleri yapmak zorundadır.
Öte yandan, bir belgenin yürütülmesi, ilgili prosedürler, reddedilebilecekleri için beklenen sonucun elde edilmesini garanti etmez. Birçoğu o kadar karmaşık ki kalifiye bir uzmanın yardımına ihtiyaç duyuyorlar. Örnek: "Vergi iadesi için evrakları tamamlamam gerekiyor, ancak formları doldurmak çok karmaşık olduğu için bunu yapacak bir muhasebeci bulacağım."
Yeni teknolojiler de belgelerin yönetimini etkiledi ve bugün birçok kurum, kullanıcılara çevrimiçi olmalarını sağlayan bazı gerekli adımların yönetimini de sağlıyor. Bu hizmet türü, evinizden işlemleri gerçekleştirdiğiniz yere seyahat etmekten kaçınarak zamandan tasarruf etmenin katma değerini sağlar. Örneğin, bazı kolejler artık öğrencilerin çevrimiçi olarak yeni bir kursa kaydolmalarına izin veriyor.
İnsanların arabulucu hizmeti sunarak işlem yapmalarını kolaylaştırarak aracılık yapan şirketler de bulunmaktadır. Örneğin, birçok turist, uzman bir acenteye bir danışmanlık gezisi kiralamak için gerekli tüm prosedürleri devreder.
