Memorandum terimi Latince kökenlidir ve İspanyolca'ya çevrildiğinde "hatırlanması gereken bir şey" anlamına gelir. Bu nedenle, kavramın kullanımı birkaç kullanımı kabul etmektedir. Dolayısıyla, bir muhtıranın temel kabulünde olduğu söylenebilir, belirli bir konu için dikkate alınması gereken bir şeyin ifade edildiği , bir kişiye veya bir gruba hitaben bir tür rapor. Öte yandan, bir kişinin ileride hatırlaması gereken şeylerin yazılı hale getirildiği defter ya da not defteri olarak da tanımlanabilir. Bir memorandumda, bazı son dakika bilgilerinin bildirilmesi, bazı özel talepler vb. Gibi çeşitli bilgi türlerinin belirlenmesi mümkündür.
Diplomatik dünyada, bir muhtıra, daha büyük önem taşıyan konularda dikkate alınması gereken bir dizi olayın ve sebebin özetlendiği, anı ve nottan daha az vurgulu bir iletişimi ifade eder. Diplomatik not genellikle editör tarafından imzalanmaz. RAE'nin ayrıca, bir memorandumun aynı şirket veya organizasyon içindeki bir kişiye el ile gönderilen bir nota atıfta bulunabileceğini açıkça belirtmesi gerekir. Doğru kelimenin memorandum olmasına rağmen, günümüzde insanlar genellikle orijinal kelimenin çoğulunun bir türevi olan memorandumun yerini almaktadır.
Bir memorandum , son derece ilgili verilerin yerleştirilmesi gereken bir dizi sabit unsurdan oluşur ve bunlar sayesinde onu diğer bilgilendirici ve iletişimsel metinlerden ayırmak mümkündür. Bu unsurlar arasında en önemlileri şunlar sayılabilir: site, tarih, hitap edildiği kişi, konu, metnin gövdesi, veda, imza, gönderene kopya ve gerekirse altbilgi.
Bilgi basitçe iletildiğinden ve bir imza ve kaşeyle sona erdiğinden, notların kapanış paragrafı olmadığına dikkat etmek önemlidir. Bununla birlikte, bir bildiri yazmak için kullanılan dilin resmi olması, saygıyı iletmesi ve iletilmesi ve iletilmesi gereken konunun önemini çağrıştırması gerekir.
