Archive kelimesinin etimolojisi Latince "Archivum" dan gelir ve "hakimlerin ikametgahı" anlamına gelir. Günümüzde word dosyası, kişi veya kurumlar tarafından oluşturulabilecek belgelerin saklandığı ve korunduğu site veya hedefe atıfta bulunacak şekilde belirlenmiştir ve bu nedenle dosyalar özel veya kamuya açık olabilir.
Herhangi bir arşivin temel amacı, aranmaları gerektiğinde verimli ve hızlı bir şekilde bulunabilmeleri için belgeleri saklamak, sıralamak ve sınıflandırmaktır.
Bilgi işlem dünyasında, dosya (veya İngilizce dilinden dosya) terimi, genellikle kaydedilebilen ve daha sonra aşağıdaki yöntemlerle kullanılabilen "bitler veya ikili bilgilere" dayalı bir veri veya dijital bilgi kümesine atıfta bulunmak için kullanılır. bilgisayardaki veya diğer herhangi bir teknolojik cihazdaki mevcut uygulamalar. Bir bilgisayar dosyası bilgisayarın sabit sürücüsünde depolanır ve bir addan ve onu içeren klasörün uzantısından oluşur (örnek: dosyaadı.ext).
Tüm dosyaların bilgisayarlarda aynı şekilde depolanmadığını, bir metin dosyasının resim, video veya müzik dosyasından farklı şekilde kaydedildiğini unutmayın; İçerikleri farklı olduğu için sabit diskte kapladıkları alan da aynı değildir. Dijital dosyaların avantajları, taşınabilmeleri, kopyalanabilmeleri, silinebilmeleri, konumlarının değiştirilebilmesidir. Bilgisayarlarımızdan örneğin sosyal ağlar tarafından da paylaşılabilir ve e-posta ile gönderilebilirler.
Ancak, arşivlerin insanlık tarihinin bir parçası olduğu, yaşamını kaydetmeye başladığından beri dikkate alınmalıdır, çünkü en önemli veri veya belgeler her zaman fiziksel dosyalarda saklanmıştır. bugün sahip olduğunuz teknoloji. Bu belgeler büyük depolarda, kutularda veya raflarda saklanıyordu. En büyük dezavantajlarından biri de zamanla kağıdın bozulmasının kaçınılmaz olması ve tüm içeriğini kaybetmeleridir. Yine de, sembolik bir tarihsel değeri olan birçok kitap ve fiziksel belge olduğunu unutamayız ve bu nedenle onları her zaman mümkün olan en iyi durumda tutmaya çalışacağız.
